Tuto 3CX : les renvois d’appels et les statuts

Dans ce tuto vous allez découvrir les différentes façons dont vous pouvez gérer vos renvois d’appels et bien plus encore grâce à la gestion des statuts 3CX. Une fois que vous aurez compris comment cela fonctionne, il y a de fortes chances pour que vous ne puissiez plus vous en passer… Ne serait-ce que pour une bonne raison : vous pouvez modifier votre renvoi d’appel même si vous n’êtes pas au bureau depuis votre PC ou votre Smartphone.

3CX vous permet de paramétrer 5 statuts distincts :

  • Disponible
  • Et 4 statuts « Renvoi ». Pour chacun de ces statuts, vous pouvez déterminer où seront renvoyés les appels entrants. Pour cela rdv dans les options puis paramètres et Statut.
    • Ici apparaissent les 5 statuts programmables.

Entrons dans le statut disponible.

  • Pour chacun de vos statuts, vous avez la possibilité de personnaliser un message qui sera vu par l’ensemble de vos collègues connectés sur leur ordinateur par exemple au bureau.

En cas d’appel non répondu, que se passe-t-il ?

Dans mon cas :

  • Je souhaite que les appels externes soient renvoyés vers ma messagerie vocale.
  • En revanche, les appels internes basculent vers Christiane.
  • Si ma ligne est occupée ou que je ne suis pas connecté, alors je définis que tous les appels internes et externes basculent vers le groupe général préalablement définis dans le système et composé de tous mes collègues.

En cochant faire sonner mon mobile et sous réserve que celui-ci soit correctement renseigné dans vos paramètres généraux, les appels que vous recevrez feront sonner simultanément votre ligne fixe et votre ligne mobile. Pratique, si vous ne souhaitez pas utiliser l’application mobile 3CX.

Recevoir plusieurs appels en même temps

Vous pouvez choisir de recevoir plusieurs appels entrants simultanément afin de jongler avec les lignes.

  • Lorsque la case accepter les notifications push est cochée, les appels entrants feront sonner votre application 3CX sur smartphone.
  • Décochée, les appels ne sonneront pas sur votre mobile. Par exemple, lorsque vous êtes au bureau, vous pouvez la décocher, de telle sorte à ce que votre smartphone ne sonne pas en plus de l’ordinateur ou du téléphone fixe.

Le statut Absent

Passons maintenant au statut absent. Je choisis l’intitulé « transférer sur mon mobile » ;

Je décide quand les appels internes et externes basculent sur mon numéro de portable dans ce statut.

Si la case « Rebond » est activée : le système vous annoncera le numéro de téléphone qui cherche à vous joindre, afin de choisir de l’accepter ou pas. (Ce qui représente peu d’intérêt pour nos clients puisque le numéro de l’appelant s’affiche sur son smartphone).

Si des heures de bureaux s’appliquent à toute votre application, vous pouvez utiliser la fonction de renvoi automatique vers la messagerie. Répétez l’opération pour les autres statuts si vous en avez besoin.

Dans mon cas :

  • ne pas déranger, indiquera que je suis en réunion et les appels seront transférés vers l’accueil général.
  • LUNCH, renommé pour l’occasion « Renvoi vers Gilbert » me permets de renvoyer tous mes appels entrants vers Gilbert si je ne réponds pas ou si je ne suis pas connecté au bout de 20 secondes ?
  • Et pour finir, le statut « Business Trip » que je renomme « sur messagerie » renvoie automatiquement les appels vers ma messagerie vocale.

Paramétrer des exceptions aux renvois

Vous pouvez définir des exceptions à ces renvois. Par exemple, des numéros de clients VIP ou par exemple votre direction pour lesquels vous restez toujours disponible.

Pour faire cela :

  • Appuyez sur +.
  • Indiquez le numéro de l’appelant quand s’applique la règle et le routage de l’appel.

Et si vous avez l’habitude de renvoyer les appels depuis votre poste fixe. C’est très simple. Une fois que vous aurez paramétré vos différents statuts allez dans les options :

  • Paramètres
  • BLF

Nous allons définir 5 touches programmées, 1 pour chaque statut. Maintenant créez autant de touche de changement de statut que de statuts programmés. Dans mon cas par exemple, j’ai :

  • Disponible
  • Absent
  • Ne pas déranger
  • Vers Gilbert
  • Sur messagerie
  • Une fois fait, redémarrez votre poste téléphonique et les touches apparaitront automatiquement. Maintenant que vous avez fait ça, il ne vous reste plus qu’à jouer avec le changement de couleur de votre extension pour renvoyer vos appels depuis votre application sur ordinateur ou sur smartphone. Et comme indiqué plus haut, mes collègues voient instantanément ma disponibilité.

Nous vous invitons à consulter les autres vidéos qui sont à votre disposition.
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Nous espérons que ces explications vous ont été utiles.
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Publié le : 05 février 2021